L’intégration croissante des nouvelles technologies d’information et de communication dans notre vie quotidienne transforme en profondeur le domaine du Facility Management.

 

Qu’est-ce que le Facility Management ?

 

Tout d’abord, qu’est-ce que le Facility Management ?  C’est un terme Anglo-saxon que l’on pourrait traduire en français par moyens généraux externalisés.

On retrouve le Facility Management dans le secteur de l’immobilier, en général dans les grandes villes comme Paris, Lyon, Nantes.
Le FM (pour les intimes) couvre l’ensemble des services permettant à une organisation de fonctionner et qui ne font pas partie de son cœur de métier (à l’exception des services RH et financiers). Les tâches principales du Facility Manager sont d’assurer la gestion technique du bâtiment et les services aux employés.

A ce titre, il doit être capable de réaliser les missions suivantes:

  1. Définir et suivre les besoins de l’organisation
  2. Élaborer et assurer le suivi budgétaire
  3. Implémenter et faire appliquer la législation en termes d’hygiène et de sécurité
  4. Produire des rapports: garantir la visibilité sur les actions en cours et à venir
  5. Veiller à l’exploitation du site – Multi-technique
  6. Assurer les services aux occupants – Multiservice
  7. Superviser la politique énergétique de l’entreprise
  8. Assurer la gestion des déchets
  9. Assurer la gestion des prestataires et le management des équipes techniques
  10. Accompagner les déménagements si nécessaire

L’ensemble de ces tâches peuvent être réalisées par des grands groupes tels que Vinci, Samsic ou Engie qui auront un rôle d’intégrateur. Il est également possible d’opter pour une combinaison de prestataires de plus petites tailles couvrant le spectre des services.

Pour choisir entre ces deux approches, une concertation entre gestionnaire de site et utilisateurs/clients est nécessaire afin d’analyser les avantages et les inconvénients de chacune d’entre elles. A la suite de quoi, le gestionnaire pourra déclencher une recherche d’emploi en CDI ou faire appel à des prestataires.

 

Le digital et le Facility Management

 

L’introduction du digital transforme le métier de Facility Manager de façon structurelle.

Voir l’article : Comment introduire le digital dans le résidentiel

En effet, alors que la communication s’effectuait par le passé sur la base de documents papier, la voie numérique est actuellement utilisée dans la majorité des cas.

La numérisation du secteur passe par :

  • La création et le déploiement d’outils collaboratifs comme Urbest qui seront les moteurs de ce changement
  • Une communication visuelle pertinente afin de guider et accompagner les utilisateurs dans ce changement

Nous allons développer ces deux principaux points.

 

Les nouveaux outils connectés

 

Le besoin d’information étant constant dans le monde d’aujourd’hui, de nombreux outils connectés ont fait leur apparition sur le marché. Ce changement profond a touché tous les secteurs d’activité et le Facility Management ne fait pas exception à la règle.

Que ce soit pour des besoins organisationnels ou de centralisation d’information, les acteurs du secteur sont continuellement à la recherche de nouveaux outils dans le but d’améliorer :

  • La qualité de service
  • Le suivi des tâches
  • La réactivité de leur équipes
  • La passation d’informations
  • Les coûts d’exploitation

Historiquement longue, la phase de déploiement d’outils numérique dans les entreprises est en train d’être révolutionnée.

En effet, les GMAO (Gestion Maintenance Assistée par Ordinateur) assez lourdes et nécessitant des formations de plusieurs jours pour en maîtriser la parfaite utilisation sont remplacées par des outils “plug and play”. Ceux-ci se déclinent sous plusieurs supports (PC, Mobile) et bénéficient d’une ergonomie permettant une prise en main rapide.

Enfin, la digitalisation des métiers du Facility Management permet une optimisation plus fine des dépenses liées à la gestion des bâtiments et une amélioration de l’expérience collaborateur/employé/utilisateur.

 

Le logiciel Urbest est un exemple de nouvel outil digital pour faciliter le travail des Facility Managers

La communication visuelle 2.0

L’arrivée de nouveaux outils et modes de travail coïncide souvent avec l’arrivée de nouveaux modes de communication.

 

En effet, continuer à communiquer de la même façon afin de promouvoir des outils modernes et révolutionnaires serait une erreur qui freinerait à coup sûr sur le déploiement du produit.

La communication par newsletter étant de moins en moins consultée, il est nécessaire d’appliquer d’autres moyens de communiquer les changements et notamment ceux concernant le déploiement des nouveaux process et outils .

 

La communication visuelle, dont au sol, que propose Stick Eazy est un parfait exemple de cette évolution. Pouvant se décliner sous plusieurs formes et pouvant délivrer plusieurs messages, cette solution s’adapte parfaitement aux outils Plug & Play évoqués plus haut.

A titre d’exemple, un QR code affiché sur le sol des bureaux d’une entreprise est bien plus convivial et efficace qu’un mail dans but d’inciter les collaborateurs à télécharger une application, se rendre sur un service en particulier, etc. Ainsi la communication visuelle permet, de part sa répétition et sa présence au sein de tout un bâtiment, de favoriser efficacement l’onboarding des collaborateurs et des utilisateurs à tout nouvel outil digital.

 

La communication visuelle est idéale et pertinente pour favoriser l’onboarding des nouveaux outils digitaux

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